Versie d.d. 8 juli 2019

Stichting Eline-de Cirkel is Rond, gevestigd aan de IEPENLAAN 129, 1741TD SCHAGEN (NLD), Kamer van Koophandel registratienummer 37139381, in het vervolg van dit document aangeduid met “de Stichting”, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals weergegeven in deze Privacyverklaring, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG; zie https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg).

Inhoud

Doelstelling en activiteiten.

Bestuur en uitvoering.

Contactgegevens.

Betrokkenen - van wie verwerken we persoonsgegevens en wat doen we ermee?

Bestuursleden.

Adviseurs en vrijwilligers (hebben zich als zodanig aangemeld bij het Bestuur).

Belangstellenden (ontvangers van nieuwsberichten; hebben zich als zodanig aangemeld bij het Bestuur).

Belangstellenden (ontvangers van nieuwberichten), tevens geregistreerde donateurs/sponsors (hebben zich als zodanig aangemeld bij het Bestuur).

Invullers van een contactformulier.

Ongeregistreerde donateurs.

Verdere details verwerking - hoe doen we dat?

Wat doen we niet met uw gegevens?

Social media.

Beveiliging.

Cookieverklaring.

Rechten van betrokkenen - wat zijn uw rechten?.

Doelstelling en activiteiten

De Stichting heeft als primair doel het ondersteunen van middelbare scholieren van en op het platteland van China. Dit doen we onder andere door het geven van studiebeurzen. De hiervoor benodigde gelden zijn afkomstig van donateurs/sponsors en uit de verkoop van Chinese cadeauartikelen. Om aan te laten zien wat er met het geld gebeurt en om in het algemeen te laten zien wat de Stichting doet, verstuurt de Stichting nieuwsberichten en publiceert ze informatie op haar website https://www.stichting-eline.org. Zie ook het geldende beleidsplan.

Vanuit de ontstaansgeschiedenis van de Stichting verstrekt de Stichting tevens informatie over het zoeken (en vinden) van geboorte-ouders van internationaal geadopteerden, in het bijzonder uit China. Vragen daarover worden echter via privé-kanalen behandeld (Email, telefoon, persoonlijk gesprek), buiten verantwoordelijkheid van de Stichting.

Bestuur en uitvoering

Het Bestuur van de Stichting is verantwoordelijk voor het beleid m.b.t. het zorgvuldig omgaan met de bij de Stichting aanwezige en verwerkte persoonsgegevens.

Het bestuur van de Stichting bestaat uit:

• W.C.M. Leermakers (voorzitter en penningmeester)
• M. de Wijs (secretaris)
• D.J. Knol (lid)

De uitvoering van het beleid is tevens gedelegeerd aan J.C. Kuijper, extern adviseur en vrijwilliger van de Stichting. J.C. Kuijper is tevens oprichter en eigenaar van NUCLIC-Nuclear Innovation Consultancy (https://www.nuclic.nl), sponsor van de Stichting, i.h.b. van de ICT faciliteiten (hosting website en Email).

Contactgegevens

Vestigingsadres:

            IEPENLAAN 129

            1741TD SCHAGEN

            NEDERLAND

website:   https://www.stichting-eline.org

Telefoon:   +31 224 298532 (voorzitter/penningmeester)

Email:   bestuur@stichting-eline.org (algemeen),   privacy@stichting-eline.org (privacy-gerelateerde zaken)

Betrokkenen - van wie verwerken we persoonsgegevens en wat doen we ermee?

De Stichting verwerkt (d.w.z. slaat op en gebruikt) persoonsgegevens van de volgende categorieën betrokkenen in de Europese Unie (en in Nederland in het bijzonder):

1. Bestuursleden
2. Adviseurs en vrijwilligers
3. Belangstellenden (d.w.z. ontvangers van nieuwsberichten)
4. Geregistreerde donateurs/sponsors, tevens belangstellenden (d.w.z. ontvangers van nieuwsberichten)
5. Invullers van een contactformulier op de website
6. Incidentele en/of ongeregistreerde donateurs

Bestuursleden

• Opgeslagen persoonsgegevens
  1. Naam, adres, woonplaats
  2. Geboortedatum en -plaats
  3. Recente pasfoto
  4. Email
  5. Telefoonnummer
  6. Bankgegevens
• Verwerking (van persoonsgegevens A t/m F)
  • Opslag (A,B,C,D,E,F)
  • Doorgeven aan de Kamer van Koophandel voor de inschrijving als bestuurslid van de Stichting (A,B) (op verzoek van het bestuurslid).
  • Mogelijk maken van bestuursactiviteiten (A,D,E)
  • Uitwisselen van informatie binnen het bestuur (A,D,E)
  • Extern presenteren van bestuursleden. o.a. op de website (C)
  • Uitbetalen van declaraties (F)
• Bewaartermijn
  • Gegevens van bestuursleden blijven bewaard, ook na beëindiging van het bestuurslidmaatschap. Op verzoek van het voormalige bestuurslid wordt, indien mogelijk, het gebruiken van de gegevens, met onmiddellijke ingang gestaakt en  worden de gegevens binnen 4 weken na een dergelijk verzoek verwijderd, tenzij er dwingende wettelijke redenen zijn om een dergelijk verzoek te weigeren.

Adviseurs en vrijwilligers (hebben zich als zodanig aangemeld bij het Bestuur)

• Persoonsgegevens

1. Naam, adres, woonplaats
2. Recente pasfoto
3. Email
4. Telefoonnummer
5. Bankgegevens

• Verwerking (van persoonsgegevens A t/m E)
  • Opslag (A,B,C,D)
  • Mogelijk maken van activiteiten (A,C,D)
  • Onderhouden van contact en informatievoorziening (A,C,D)
  • Extern presenteren van vrijwilligers en adviseurs. o.a. op de website (B,C)
  • Uitbetalen van declaraties (E)
• Bewaartermijn
  • Gegevens van adviseurs en vrijwilligers blijven bewaard, ook na beëindiging van de activiteiten als adviseur en/of vrijwilliger. Op verzoek van de voormalige Adviseur/Vrijwilliger (zie ook "Rechten van Betrokkenen") wordt, indien mogelijk, het gebruiken van de gegevens onmiddellijk gestaakt en worden de gegevens binnen 4 weken na een dergelijk verzoek verwijderd, tenzij er dwingende wettelijke redenen zijn om een dergelijk verzoek te weigeren.  

Belangstellenden (ontvangers van nieuwsberichten; hebben zich als zodanig aangemeld bij het Bestuur)

• Persoonsgegevens

1. Naam, adres, woonplaats
2. Email
3. Telefoonnummer

• Verwerking (van persoonsgegevens A t/m C)
  • Opslag (A,B,C)
  • Verzenden van nieuwsberichten en informatie (hard copy)(A)
  • Verzenden van nieuwsberichten en informatie (elektronisch) (B)
  • Contact opnemen en verstrekken van mondelinge informatie (C)
• Bewaartermijn

Gegevens van Belangstellenden blijven bewaard totdat een Belangstellende aangeeft dat hij/zij geen informatie meer wenst te ontvangen. Op verzoek van de voormalige Belangstellende (zie ook “Rechten van betrokkenen”) wordt het verwerken van de gegevens, met onmiddellijke ingang gestaakt en  worden de gegevens binnen 4 weken na een dergelijk verzoek verwijderd, tenzij er dwingende wettelijke redenen zijn om een dergelijk verzoek te weigeren.

Belangstellenden (ontvangers van nieuwberichten), tevens geregistreerde donateurs/sponsors (hebben zich als zodanig aangemeld bij het Bestuur)

• Persoonsgegevens

1. Naam, adres, woonplaats
2. Email
3. Telefoonnummer
4. Bankgegevens

• Verwerking (van persoonsgegevens A t/m D)
  • Opslag (A,B,C)
  • Verzenden van nieuwsberichten en informatie (hard copy)(A)
  • Verzenden van nieuwsberichten en informatie (electronisch) (B)
  • Contact opnemen en verstrekken van mondelinge informatie (C)
  • Opslag bankgegevens. Deze bevinden zich op de bankafschriften (D)
• Bewaartermijn

Gegevens van Belangstellenden (A,B,C) blijven bewaard totdat een Belangstellende aangeeft dat hij/zij geen informatie meer wenst te ontvangen. Op verzoek van de voormalige Belangstellende (zie ook “Rechten van betrokkenen”) wordt het verwerken van de gegevens, met onmiddellijke ingang gestaakt en  worden de gegevens binnen 4 weken na een dergelijk verzoek verwijderd, tenzij er dwingende wettelijke redenen zijn om een dergelijk verzoek te weigeren.

Bankafschriften (en dus bankgegevens (D)) moeten tenminste 7 jaar worden bewaard (Belastingdienst).

Invullers van een contactformulier

• Persoonsgegevens

1. Naam (zoals ingevuld op het contactformulier op de website)
2. Email (zoals ingevuld op het contactformulier op de website)

• Verwerking (van persoonsgegevens A,B)
  • Opslag (A,B)
  • Contact opnemen (B)
• Bewaartermijn

Gegevens van de Invuller van het contactformulier worden, na de reactie door het Bestuur op het contactverzoek, maximaal 4 weken bewaard.

Ongeregistreerde donateurs

• Persoonsgegevens

1. Bankgegevens (zoals aanwezig op bankafschrift)

• Verwerking (van persoonsgegevens A)
  • Opslag (A)
• Bewaartermijn

Bankafschriften (en dus bankgegevens (A)) moeten tenminste 7 jaar worden bewaard (Belastingdienst).

Verdere details verwerking - hoe doen we dat?

1. Opslag. Gegevens worden opgeslagen:

• Op de harde schijven van de computers WC.M. Leermakers en J.C. Kuijper.
• Op de mailserver en de STACK server van web provider TRANSIP (https://www.transip.nl).
• Op de server van Laposta (https://www.laposta.nl). SInds juli 2019 wordt gebruik gemaakt van Laposta voor het verzenden van berichten (Nieuwsflitsen en Nieuwsbrieven) aan donateurs en belangstellenden. Alleen de kale Email adressen worden op de Laposta server geplaatst.

2. Verzenden van nieuwsberichten e.d. via Email. Dit wordt gedaan vanuit het domein “stichting-eline.org”, via de Email adressen bestuur@stichting-eline.org, privacy@stichting-eline.org, admin@stichting-eline.org en/of noreply@stichting-eline.org. Sinds juli 2019 wordt tevens gebruik gemaakt van de services van Laposta voor het versturen van berichten (Nieuwsflitsen en Nieuwsbrieven) naar donateurs en belangstellenden (zie vorig punt).  De Stichting heeft geen bezwaar tegen het verder verspreiden van uitgestuurde nieuwsberichten door Belangstellenden en Donateurs naar familie en vrienden, via privé Email of anderszins, mits dit zorgvuldig en met inachtneming van de privacy gebeurt. De Stichting is hier echter niet voor verantwoordelijk.
3. Verzenden van hard copy nieuwsberichten e.d. naar fysieke adressen (en postbussen). De Stichting drukt eventuele adresetiketten zelf af, zonder gebruik te maken van een externe verwerker.
4. Publiceren van foto’s, video’s, e.d. op de website. Voor zover personen hierop herkenbaar zijn, zullen we hier toestemming voor vragen.
5. De website van de Stichting en de uitgestuurde E-mail berichten kunnen verwijzingen (weblinks) bevatten naar de sites van andere organisaties. De Stichting is niet verantwoordelijk voor hetgeen zo'n andere organisatie eventueel met uw gegevens doet. 

Met personen, bedrijven en organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Stichting Eline-de Cirkel is Rond blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Met ingang van juli 2019 is een bewerkersovereenkomst gesloten met Laposta (https://www.laposta.nl) voor het versturen van berichten (bijvoorbeeld Nieuwsflitsen en Nieuwsbrieven) aan donateurs en belangstellenden.

Wat doen we niet met uw gegevens?

Stichting Eline-de Cirkel is Rond verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Social media

De Stichting heeft als zodanig herkenbare profielen/accounts/pagina’s op social media platforms, zoals Facebook, LinkedIn en zelfs op Twitter. Deze worden gebruikt om informatie (uiteraard geen persoonsgegevens!) te delen en eventueel op berichten van anderen te reageren. Er worden door de Stichting geen persoonsgegevens vanuit social media platforms verzameld. De Stichting is niet verantwoordelijk voor hetgeen een social media platform met uw gegevens doet. 

Beveiliging

Stichting Eline-de Cirkel is Rond neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via het Contactformulier onder aan iedere pagina van de website of via privacy@stichting-eline.org.

Cookieverklaring

De website van de Stichting, https://www.stichting-eline.org, maakt beperkt gebruik van “Cookies”. Zie ook de Cookieverklaring op de website.

Rechten van betrokkenen - wat zijn uw rechten?

De AVG kent aan de betrokkenen, van wie persoonsgegevens zijn opgeslagen, onder andere de volgende rechten toe:

• Het recht op inzage in de eigen persoonsgegevens.
• Het recht om onjuiste gegevens te corrigeren.
• Het recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van persoonsgegevens dan wel de toestemming voor het verwerken in te trekken.
• Het recht om digitaal opgeslagen persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere verwerker.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar het Bestuur via het Contactformulier onder aan iedere pagina van de website of via  privacy@stichting-eline.org.

Om er zeker van te zijn dat een dergelijk verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar altijd binnen vier weken, op uw verzoek.

De Stichting wil u er tenslotte op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).